Ofis Taşımacılığı: İşiniz Durmadan Yeni Adrese

Ofis taşımacılığı, ev taşımadan farklı bir sorunu çözer: eşyayı taşımak kadar, işinizin kaç saat duracağını da yönetmek gerekir. Biz ofis taşımalarını masa numarası, renkli etiket ve kat planıyla yürütürüz. Hedefimiz, cuma akşamı kapattığınız ofiste çalışanlarınızın pazartesi sabahı kendi masasına, kendi bilgisayarının başına oturmasıdır. Keşif ücretsizdir, fiyat keşiften sonra yazılı verilir ve ödeme taşıma bittikten sonra alınır.

Akşam ve hafta sonu taşıma planı

Bir ofisin taşınma gününde en pahalı kalem çoğu zaman nakliye değil, çalışamayan ekiptir. Bu yüzden ofis taşımalarını genellikle mesai bittikten sonra ya da hafta sonu planlarız. Tipik akış şöyledir: cuma öğleden sonra personel kendi masasını boşaltıp kolisini kapatır, akşam ekibimiz söküm ve yüklemeye başlar, cumartesi yeni adreste kurulum yapılır, pazar günü bilgi işlem sorumlunuz sistemleri kontrol eder.

Tek gecede bitmeyecek büyüklükteki ofislerde taşımayı aşamalara böleriz. Arşiv ve az kullanılan depo eşyası hafta içi akşamları gider; muhasebe, satış ve müşteri hizmetleri gibi kesintiye gelmeyen birimler en son, hafta sonu taşınır. Böylece müşteriye dönük birimler hafta boyunca eski ofiste çalışmayı sürdürür, yeni ofiste de ilk gün eksiksiz kurulmuş masalarla başlar.

Kat planı, masa numarası ve renkli etiket sistemi

Ofis taşımanın düzenli bitmesi yükleme gününden önce, keşifte başlar. Keşifte masa, dolap ve kesonları yerinde sayar, arşivin kaç koli tutacağını hesaplar, yeni ofisin kat planını ya da elle çizilmiş bir krokisini sizden isteriz. Bu planın üzerinde her masaya ayrı numara, her bölüme ayrı renk verilir.

1. Yeni ofis planında her masa, dolap ve toplantı odası numaralandırılır, her bölüme bir renk verilir; örneğin muhasebe mavi, satış yeşil, yönetim kırmızı olur.
2. Eski ofiste her çalışanın masasına, koltuğuna, kesonuna ve kolilerine bölüm renginde etiket yapıştırılır, üzerine yeni masa numarası yazılır (M-12 gibi).
3. Bilgisayar, monitör ve kablo poşetleri de aynı numarayı taşır; bir masanın bütün eşyası tek numarayla eşleşir.
4. Yeni ofiste her katın girişine planın bir kopyası asılır, oda kapılarına renk etiketi yapıştırılır.
5. Ekibimiz araçtan inen her parçayı etiketindeki renk ve numaraya göre doğrudan yerine bırakır; koridorda sahibi belirsiz koli kalmaz.

Etiketleri ve renk sistemini biz hazırlarız. Sizden istediğimiz tek şey, yeni oturma düzenini taşımadan birkaç gün önce netleştirmeniz; son gün değişen masa planı en çok zaman kaybettiren şeydir.

Bilgisayar, monitör, yazıcı ve sunucu taşıma

Elektronik cihazlarda iki risk vardır: fiziksel hasar ve yeni masada hangi kablonun nereye takılacağının unutulması. İkisini de doğru ambalaj ve etiketle çözeriz.

• Kablo etiketleme: Sökmeden önce cihazın arka yüzünün fotoğrafı çekilir, her kablo iki ucundan etiketlenir ve masa numaralı bir poşette toplanır.
• Monitör: Ekran yüzeyi önce yumuşak örtüyle kapatılır, ardından balonlu naylonla sarılır ve araçta dik taşınır; ekranın üstüne yük konmaz.
• Kasa ve dizüstü bilgisayar: Kasalar balonlu naylona sarılıp dik yerleştirilir. Dizüstü bilgisayarları çalışanlarınızın kendi çantasında yanında götürmesini öneririz.
• Yazıcı ve fotokopi makinesi: Kağıt tepsileri boşaltılır; lazer yazıcılarda toner kartuşu dökülmemesi için çıkarılıp ayrı poşetlenir. Mürekkepli yazıcılarda ise kartuşun yerinde kalması çoğu üreticinin önerisidir, cihazın kılavuzuna bakmakta yarar var. Büyük fotokopi makinelerinde taşıma öncesi yapılması gerekenleri cihazın servis firmasına sormanızı öneririz.
• Sunucu ve ağ dolabı: Veri yedeğini almak, sunucuyu kapatmak ve yeni ofiste devreye almak bilgi işlem sorumlunuzun ya da hizmet aldığınız firmanın işidir. Biz kapatılmış cihazları ambalajlar, sarsıntıya karşı araca sabitler ve ilk iş olarak sunucu odasına teslim ederiz.

İnternet hattının yeni adrese taşınması operatöre göre zaman alabilir; başvuruyu taşınma tarihinden birkaç hafta önce yapmak işinizi kolaylaştırır. Ayrıntıları abonelik ve adres işlemleri rehberimizde bulabilirsiniz.

Arşiv kolileri ve gizli evrak

Dosya kolileri ofis taşımanın en ağır kalemidir. Klasörle dolu büyük bir koli hem taşıyanı zorlar hem de dibinden açılabilir; bu yüzden arşiv için küçük boy çift oluklu koli kullanır, altını çapraz bantlarız.

Arşivi raf düzeniyle taşırız: her koliye dolap, raf ve sıra numarası yazılır (D3-R2-05 gibi: 3 numaralı dolap, 2. raf, 5. koli). Yeni ofiste koliler aynı dolaba aynı sırayla yerleşir, aradığınız dosyayı taşınmadan önceki yerinde bulursunuz.

Personel dosyaları, muhasebe kayıtları ve sözleşmeler gibi gizli evrakta kolinin üstüne içerik yazılmaz, yalnızca numara yazılır; hangi numarada ne olduğunu gösteren liste sizde kalır. Bu kolileri isterseniz kendi personeliniz doldurup bantlar; boşaltılan evrak dolapları da kilitlenip anahtarı sizde kalacak şekilde taşınır. Ofisinize giren ekip taşeron değil, kendi sabit ekibimizdir; isterseniz bu koliler ayrı yüklenir ve yeni ofiste görevlinizle birlikte sayılarak teslim edilir.

Modüler ofis mobilyası söküm ve kurulumu

Çalışma istasyonları, paravan bölmeler, uzun toplantı masaları ve yönetici masaları çoğu zaman bütün halde kapıdan ya da asansörden geçmez. Ekibimiz bu mobilyaları söker, her takımın vida ve bağlantı parçalarını ayrı poşete koyup ait olduğu parçaya bantlar, yeni ofiste kat planındaki yerine kurar.

Kesonlar ve çelik dolaplar boşaltılarak taşınır, çünkü dolu çekmece hem ağırlaşır hem de rayından çıkabilir. Ofis koltukları streç filmle sarılır, cam tablalar köşe koruyucu ve mobilya örtüsüyle ayrı ambalajlanır. Kurulumdan sonra masa ayakları, bölme panelleri ve dolap kapakları tek tek kontrol edilir.

Yeni ofiste oturma düzenini değiştirecekseniz, örneğin dörtlü bloklar yerine altılı sıralar kuracaksanız, bunu keşifte söyleyin. Söküm sırasını ve kurulum planını buna göre hazırlarız.

Bina yönetimi, yük asansörü ve yükleme alanı

Plazalarda ve iş merkezlerinde taşıma, bina yönetiminin izin verdiği saatlerde yapılır. Maslak'ta, Levent'te, Ataşehir'de ya da Kozyatağı'nda birçok plaza taşımayı akşama veya hafta sonuna yönlendirir, yük asansörünü rezervasyonla verir ve kabinin korunmasını ister. Bu kuralları iki binada da önceden öğrenmek gerekir: çıkılan binada ve taşınılan binada.

Keşiften sonra iki bina yönetimiyle konuşulacak konuları birlikte netleştiririz: yük asansörü rezervasyon saati, aracın yanaşacağı yükleme alanı, kapalı otoparkta araç yükseklik sınırı, koridor ve zemin koruması. Taşıma günü asansör kabinini ve kapı kasalarını battaniye ve köşe koruyucularla kaplarız.

Karaköy, Sirkeci ya da Eminönü'ndeki eski iş hanlarında durum farklıdır: asansör ya yoktur ya da çok dardır, merdivenler dar ve dönemeçlidir. Sokak aracın kurulmasına elveriyorsa ağır dolap ve masaları pencereden dış cephe mobil asansörle indirmek hem daha hızlı hem de daha güvenli olabilir; bunu keşifte sokağı ve cepheyi görerek birlikte kararlaştırırız.

Küçük ofisten çok katlı ofise, mağaza ve depoya

Muayenehane, avukat bürosu ya da beş-on kişilik bir yazılım ofisi genellikle tek akşamda ya da bir cumartesi gününde taşınır. Bu ölçekte asıl önemli olan arşivin ve cihazların düzenli paketlenmesidir.

Çok katlı ofislerde her kat için sizden bir sorumlu belirlemenizi isteriz. Taşıma kat kat ve bölüm bölüm ilerler; bir katın eşyası yerine oturmadan sonraki katın yüküne geçilmez, böylece yeni binada karışıklık oluşmaz.

Mağaza taşımalarında raf sistemi, vitrin ve kasa bankosu sökülüp kurulur; ürünler raf sırasıyla numaralı kolilere alınır ve sayım listesiyle teslim edilir. Depo taşımalarında stok kolileri aynı yöntemle numaralanır. Yeni adres henüz hazır değilse eşyalarınız ambalajlı ve listeli şekilde kapalı, kuru depomuzda bekleyebilir.

İstanbul'un 39 ilçesinde şehir içi ofis taşıması yapıyoruz. Ofisinizi Ankara'ya, Kocaeli'ne ya da başka bir ile taşıyorsanız eşyalar aktarma yapılmadan, yüklendiği araçla teslim edilir.

Hazırlık takvimi ve fiyatı belirleyen etkenler

Ofis taşımasını üç-dört hafta önceden planlamak rahat ettirir. Önce keşif yapılır ve yazılı fiyat alınır; ardından iki bina yönetiminden tarih ve saat onayı istenir, internet hattı ve santral için başvuru yapılır. Taşımadan bir hafta önce çalışanlarınıza koli dağıtılır ve kişisel eşyalarını kendilerinin paketlemesi istenir; son gün masada yalnızca bilgisayar kalır.

Fiyatı belirleyen başlıca etkenler şunlardır:

• Masa, dolap ve arşiv kolisi sayısı, yani toplam eşya hacmi
• Söküm ve kurulum gerektiren modüler mobilya miktarı
• Kat sayısı, asansör durumu ve mobil asansör ihtiyacı
• İki adres arasındaki mesafe ve aracın binaya yanaşabilmesi
• Akşam ya da hafta sonu çalışma ve taşımanın kaç aşamada yapılacağı

Bu etkenlerin hepsi keşifte konuşulur ve yazılı fiyata baştan işlenir; eşya listesi değişmedikçe taşıma günü ek ücret çıkmaz. Ambalaj malzemesi fiyata dahildir. Genel aralıklar için nakliyat fiyatları sayfamıza bakabilirsiniz. Taşımadan önce eşya listesi çıkarılır ve taşıma sigorta kapsamına alınır; kapsam poliçe koşullarına göre belirlenir ve keşifte yazılı olarak açıklanır.

Keşif için arayın ya da WhatsApp'tan yazın. Küçük ofislerde ön keşfi fotoğraf, video ya da görüntülü görüşmeyle de yapabiliriz.